FAQ RIT 3.0

Informeren van werknemers die meer dan 4 weken arbeidsongeschikt zijn

Geldt de verplichting om werknemers te informeren enkel voor nieuwe afwezigheden die starten vanaf 1 januari 2026?

Deze verplichting bestond al en geldt dus voor alle afwezigheden, ook voor deze die gestart zijn voor 1 januari 2026.

Wie is verantwoordelijk voor de informatie aan werknemers die meer dan 4 weken arbeidsongeschikt zijn: de werkgever of Cohezio?

Jij moet als werkgever Cohezio op de hoogte stellen van de arbeidsongeschiktheid van je werknemer vanaf 4 weken arbeidsongeschiktheid. Vervolgens is het aan Cohezio om je werknemer te informeren over de mogelijkheden bij werkhervatting.

Het is aan de werkgever om de arbeidsarts op de hoogte te stellen van de afwezigheid van de werknemer wanneer die langer dan 4 weken duurt. Vervolgens is het aan de arbeidsarts, of diens verpleegkundig personeel, om de arbeidsongeschikte werknemer zo snel mogelijk te informeren over de mogelijkheden bij werkhervatting, met inbegrip van de mogelijkheid om een gesprek te hebben met de preventieadviseur-arbeidsarts of zijn verpleegkundig personeel, een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting te vragen of een re-integratietraject op te starten, met het oog op het faciliteren van werkhervatting via aanpassingen aan de werkpost en/of via aangepast of ander werk.

Moeten alle werknemers die meer dan 4 weken arbeidsongeschikt zijn verplicht worden geïnformeerd, ongeacht of zij onderworpen zijn aan periodiek gezondheidstoezicht?

Inderdaad, iedere werknemer die meer dan 4 weken arbeidsongeschikt is, moet geïnformeerd worden over de verschillende mogelijkheden van de werkhervatting.

Hoe en via welk kanaal moet de werknemer worden geïnformeerd wanneer hij of zij meer dan 4 weken arbeidsongeschikt is?

Cohezio heeft beslist om de werknemer te informeren via een brief. Als we beschikken over een privé-mailadres, dan wordt deze brief per mail verstuurd.

Procedure voor het onderhouden van contact met de arbeidsongeschikte werknemer

Vanaf welk moment moet de werkgever contact opnemen met een arbeidsongeschikte werknemer?

Het contact met de arbeidsongeschikte werknemer en de frequentie van dit contact, wordt vastgelegd in het arbeidsreglement. In de wetgeving is niet opgenomen vanaf wanneer de werkgever contact moet opnemen met de werknemer. Het is wel aangeraden om dit in onderling overleg vast te leggen samen met de leden van de ondernemingsraad, of de syndicale delegatie.

Is het onderhouden van contact verplicht telefonisch, of mag dit ook schriftelijk via e-mail of brief?

Dit is niet vastgelegd in de wetgeving. Het staat dus de werkgever vrij om te kiezen hoe hij het best contact opneemt met de werknemer. Men kan dit ook vastleggen in het arbeidsreglement.

Indien dit schriftelijk of per email gebeurt, is hiermee ook onmiddellijk een bewijs aanwezig dat de procedures werden nageleefd. Men kan dit ook concreet voorzien in het arbeidsreglement.

We raden je aan om een warm contact te onderhouden met je werknemer en dus niet alleen schriftelijk of per e-mail contact te houden, maar eens te bellen of zelfs uit te nodigen voor een gesprek.

Zo behoud je niet alleen een persoonlijker contact met je werknemer, maar toon je ook je interesse in zijn/haar herstel. Dit kan de drempel tot een werkhervatting bovendien verlagen.

Wat als een werknemer expliciet aangeeft geen contact te wensen tijdens zijn of haar ziekteperiode?

Indien de werknemer uitdrukkelijk te kennen geeft om geen contact op te nemen, kan men dit in theorie respecteren. Men noteert dit best in het personeelsdossier zodat men een bewijs heeft dat er wel degelijk contact is geweest.

In de praktijk raden we echter aan om in zo’n geval een compromis te zoeken met de werknemer. Je kan bvb. afspreken om de eerste vier weken van de afwezigheid geen contact te hebben en nadien nog eens te bellen.

Hoe kan de werkgever het bevestigen of bewijzen dat hij een poging tot contact heeft ondernomen?

We raden je aan om elk contact (telefonisch, per mail, per brief) bij te houden in het personeelsdossier. Dit zal vooral helpen wanneer het contact met de arbeidsongeschikte werknemer vrij stroef verloopt.

Heb je een goed en regelmatig contact met je werknemer (bvb. Een kort sms’je om te horen hoe het gaat), dan hoef je dit natuurlijk niet systematisch te noteren. Het lijkt vooral belangrijk om bij te houden wanneer bepaalde afspraken werden gemaakt met je werknemer.

Wat moet een werkgever doen als een werknemer niet reageert op herhaalde contactpogingen?

Als een werknemer niet reageert, noteer dit dan in het personeelsdossier. Denk ook na over hoe je de werknemer wil wijzen op zijn verantwoordelijk via je arbeidsreglement. Het is ook belangrijk om hierin te vermelden dat het in het welzijn van jouw werknemer is om contact te onderhouden om een eventueel vlotte en aangename terugkeer naar het werk te vergemakkelijken.

Hoe kan contact worden onderhouden zonder dat dit door de werknemer als druk, controle of zelfs pesterij wordt ervaren?

Je moet als werkgever nadenken over een positief absenteïsmebeleid in het arbeidsreglement. Hierbij moet je nadenken over wat je visie is en dit ook duidelijk communiceren naar alle medewerkers.

Hierin kan je als werkgever duidelijk aangeven wat de verwachtingen zijn bij ziekte en kan je ook meteen aangeven dat het in het welzijn van de werknemer is om contact te blijven houden om een eventueel vlotte en aangename terugkeer naar het werk te vergemakkelijken.

Wat als een werknemer om gezondheidsredenen, bijvoorbeeld bij burn-out, tijdelijk een contactpauze vraagt?

In dit geval houdt men best rekening met de wensen van de werknemer. Men kan uiteraard ook samen een datum afspreken vanaf wanneer men terug contact kan opnemen met de werknemer.

Bezoek voorafgaand aan de werkhervatting – “informele re-integratie”

Moet een voorafgaand bezoek aan de werkhervatting altijd gebeuren met de uitdrukkelijke toestemming van de werknemer?

Neen. Voor de aanvraag door de werkgever van een voorafgaand bezoek is de toestemming van de werknemer niet vereist. De werknemer is niet verplicht om in te gaan op de uitnodiging van de arbeidsarts.

Indien een voorafgaand bezoek positief verloopt, blijft een officieel werkhervattingsonderzoek dan verplicht?

Wettelijk gezien blijft een werkhervattingsonderzoek verplicht voor een onderworpen werknemer die 4 weken of meer arbeidsongeschikt is.

Kan een voorafgaand bezoek aanleiding geven tot aangepast werk of een deeltijdse werkhervatting?

Ja, de arbeidsarts kan indien mogelijk voorstellen formuleren voor aangepast of ander werk en/of de aanpassingen van de werkpost.

Je kan als werkgever dit advies gebruiken om samen met de werknemer te bekijken hoe een mogelijke werkhervatting kan plaatsvinden.

Re-integratietraject – “formele re-integratie”

Kan er nog een formeel re-integratietraject worden opgestart wanneer er geen arbeidspotentieel werd vastgesteld, bijvoorbeeld wanneer de werknemer niet reageert op de vragenlijst?

Ja, je kan een formeel traject ook opstarten met instemming van de werknemer, maar in deze situatie gaan we ervan uit dat als een medewerker niet reageert op de vragenlijst voor arbeidspotentieel, ook niet bereid zal zijn om zijn instemming te geven voor de opstart van een re-integratietraject.

Conclusie, je kan een formeel re-integratietraject enkel aanvragen met instemming van de werknemer of als een arbeidspotentieel werd vastgesteld.

Is er altijd een akkoord van de werknemer nodig om een formeel re-integratietraject op te starten?

Neen. Als er arbeidspotentieel is kan het formeel re-integratietraject worden opgestart zonder toestemming van de werknemer.

Kan een re-integratietraject worden opgestart vóór de termijn van 8 weken arbeidsongeschiktheid?

Ja, dit kan indien de werknemer hiertoe zelf het initiatief neemt, of door de werkgever mits de werknemer zijn toestemming geeft.

Wat gebeurt er wanneer een werknemer drie keer niet ingaat op een uitnodiging voor een afspraak bij Cohezio tijdens het re-integratietraject?

Het re-integratietraject eindigt. De adviserend arts en de werkgever worden op de hoogte gebracht van de afwezigheden.

Kan na een geweigerd re-integratieplan een tweede plan worden voorgesteld?

Neen. Als de werknemer het re-integratieplan weigert, wordt een kopie van dit plan bezorgd aan de arbeidsarts en is het re-integratietraject beëindigd.

Wel, moet je het re-integratieplan opmaken in overleg met je werknemer, de preventieadviseur-arbeidsarts en eventueel andere personen die kunnen bijdragen tot het slagen van de re-integratie. Je moet zo goed mogelijk rekening houden met het advies van de arbeidsarts op het formulier van re-integratiebeoordeling.

Indien de voorstellen binnen het re-integratietraject niet haalbaar blijken voor werkgever of werknemer, kan dit leiden tot medische overmacht?

Neen. Een re-integratietraject kan nooit aanleiding geven tot een ontslag omwille van medische overmacht.

Arbeidspotentieel

Moet het arbeidspotentieel ook worden bepaald voor werknemers die reeds vóór 1 januari 2026 arbeidsongeschikt waren?

Het is niet verplicht om een arbeidspotentieel te laten bepalen voor werknemers die reeds arbeidsongeschikt zijn van voor 1 januari 2026. Wens je toch een formeel re-integratietraject op te starten voor deze werknemer, dan kan dit enkel mits positief arbeidspotentieel of mits toestemming van de werknemer.

Is de werkgever verplicht om na 8 weken arbeidsongeschiktheid steeds het arbeidspotentieel te laten bepalen, ook wanneer hij de medische reden van afwezigheid niet kent?

Ja, ten vroegste vanaf 8 weken. De inschatting van het arbeidspotentieel heeft de bedoeling om na te gaan, via de arbeidsarts of zijn verplegend personeel, of een terugkeer naar het werk (via een re-integratieprocedure) opportuun of mogelijk is.

Welke informatie krijgt de werkgever over het arbeidspotentieel van een werknemer: enkel een ja/nee-beslissing of ook bijkomende adviezen?

De werkgever ontvangt enkel de conclusie. Er is arbeidspotentieel of er is geen arbeidspotentieel.

Wat gebeurt er als de werknemer het vragenformulier over arbeidspotentieel niet invult of niet reageert?

Als de werknemer niet meewerkt aan de inschatting van het arbeidspotentieel zullen de werkgever en werknemer een conclusie ontvangen: er is geen arbeidspotentieel.

Moet het arbeidspotentieel periodiek opnieuw worden geëvalueerd en zo ja, met welke frequentie?

Indien geen arbeidspotentieel aanwezig is, dan kan de arbeidsarts nadien het arbeidspotentieel opnieuw inschatten.

Binnen welke termijn dit moet gebeuren, is niet uitdrukkelijk opgenomen in de codex. De termijn hangt af van de individuele medische toestand van de werknemer. Mogelijks is een ander initiatief waardevoller dan het inschatten van arbeidspotentieel (vb. Bezoek voorafgaand aan de werkhervatting – Procedure artikel 34).

Hoe wordt de drempel van 20 werknemers of meer werknemers berekend?

Eerst en vooral is het belangrijk te benadrukken dat deze verplichting geldt voor de werkgever als juridische entiteit. Het aantal werknemers moet dus worden geteld per juridische entiteit.

De drempel van “20 of meer werknemers” die in deze artikelen wordt gehanteerd, verwijst naar de drempel in artikel 33 Welzijnswet (op grond waarvan de werkgever verplicht is een beroep te doen op een werknemer voor de functie van preventieadviseur). De berekening van deze drempel gebeurt volgens de berekeningswijze van het aantal werknemers die wordt beschreven in artikel II.1-2 van de codex over het welzijn op het werk (cfr. Parl.St. Kamer 2025-2026, doc.nr. 56-1177/001 p. 39).

Dit wil het volgende zeggen:

Voor voltijdse werknemers: het aantal werknemers wordt berekend door het aantal kalenderdagen waarop elke werknemer gedurende een periode van de 4 trimesters die elk trimester voorafgaan, ingeschreven is in het personeelsregister (dimona), te delen door 365 (1). Een werknemer zal voor “1” meetellen als hij 75% of meer van een VTE (voltijds equivalent) werkt.
Voor deeltijdse werknemers: wanneer het werkelijke uurrooster van een werknemer geen ¾ bereikt van het uurrooster dat hij als voltijds tewerkgestelde werknemer zou hebben gehad, wordt het aantal kalenderdagen bedoeld in (1), gedeeld door 2. Een werknemer zal dus slechts voor “0,5” meetellen als hij minder dan 75% van een VTE werkt.
Voor stagiairs, leerlingen en andere met werknemers gelijkgestelde personen het aantal gelijkgestelde personen wordt berekend door het aantal uren waarop zij arbeid of een vorm van arbeid verrichten tijdens een periode van 4 trimesters die elk trimester voorafgaan, te delen door 1750. Een stagiair die 175 uren een vorm van arbeid verricht tijdens de voornoemde periode van 4 trimesters zal voor “0,1” meetellen.
Uitzendkrachten: art. 25 van de Uitzendarbeidwet van 24 juli 1987 voorziet dat de ter beschikking van een gebruikende onderneming gestelde uitzendkrachten in aanmerking komen voor de personeelssterkte in die gebruikende onderneming (behalve bij vervanging van vaste werknemers). Uitzendkrachten moeten dus bij de gebruiker worden meegeteld voor de berekening van het aantal werknemers. Het berekenen van het aantal uitzendkrachten gebeurt op dezelfde wijze als de berekening van het aantal werknemers. Een uitzendkracht die bij een gebruiker wordt tewerkgesteld (zonder een vaste werknemer te vervangen), zal voor “0,2” meetellen als deze uitzendkracht 73 dagen gewerkt heeft tijdens de voornoemde periode van 4 trimesters.

Er is geen vast moment bepaald voor de uitvoering hierboven vermelde berekening van de drempel. De berekening kan dus op elk moment uitgevoerd worden, maar aangezien men steeds naar de 4 voorgaande trimesters moet kijken, zal de drempel in principe enkel veranderen bij een volgend trimester.

Artikel 127/1 Sociaal Strafwetboek (ingevoerd bij wet van 19/12/2025) bepaalt dat op het niet naleven van deze verplichting door deze werkgevers, een sanctie van niveau 2 staat, en dat de geldboete kan worden vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarop de inbreuk betrekking heeft.”

Wat is de impact van een tijdelijke werkhervatting op de termijnen voor het opstarten van een re-integratietraject

(min. 8 weken voor de inschatting van het arbeidspotentieel/max. 6 maanden voor de opstart van een RIT voor werknemers met arbeidspotentieel)

De (minimum)termijn van 8 weken voor de inschatting van het arbeidspotentieel (zoals bedoeld in artikel I.4-73, §1/1, eerste lid van de codex) wordt onderbroken door elke effectieve werkhervatting bij dezelfde werkgever (ongeacht hoe kort of hoe lang, ongeacht of dit deeltijds of voltijds is, en ongeacht of het aangepast of ander werk betreft of niet). Als de werknemer na de werkhervatting opnieuw arbeidsongeschikt wordt, begint er een nieuwe termijn van 8 weken te lopen.

De termijn van 8 weken wordt daarentegen niet onderbroken wanneer de arbeidsongeschikte werknemer niet effectief terug aan het werk gaat bij zijn eigen werkgever. Aldus wordt deze periode van arbeidsongeschiktheid niet onderbroken door een zon- of feestdag, een gewone inactiviteitsdag, een inactiviteitsdag eigen aan de deeltijdse arbeidsregeling van de werknemer of een periode van schorsing van de arbeidsovereenkomst, zoals bv. tijdens een vakantieperiode of een periode van betaald of onbetaald verlof, of wanneer een arbeidsongeschikte werkneemster moederschapsverlof opneemt en de arbeidsongeschiktheid gedurende de hele periode van moederschapsverlof doorloopt. Ook een werkhervatting bij een andere werkgever zal de arbeidsongeschiktheid voor het overeengekomen werk bij de eigen werkgever niet onderbreken.

Hetzelfde geldt voor de berekening van de (maximum)termijn van 6 maanden vanaf het begin van de arbeidsongeschiktheid waarbinnen de werkgever (overeenkomstig artikel I.4-73, §1/1, derde lid, 2° van de codex) een re-integratietraject moet opstarten voor een werknemer met arbeidspotentieel: deze termijn wordt onderbroken door elke werkhervatting bij dezelfde werkgever (ongeacht hoe kort of hoe lang, ongeacht of dit deeltijds of voltijds is, en ongeacht of het aangepast of ander werk betreft of niet). Als de werknemer na de werkhervatting opnieuw arbeidsongeschikt wordt, begint er een nieuwe termijn van 6 maanden te lopen en moet er een (nieuwe) inschatting van het arbeidspotentieel gevraagd worden na (ten vroegste) 8 weken.

De codex voorziet immers geen regels over de onderbreking van deze termijnen, zodat elke onderbreking van de arbeidsongeschiktheid door een werkhervatting volstaat.

LET OP: voor het bepalen van de (minimum)termijn van 6 maanden voor het opstarten van de bijzondere procedure medische overmacht geldt iets anders: artikel 34 Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt immers uitdrukkelijk dat deze procedure slechts kan worden opgestart wanneer de werknemer gedurende een termijn van ten minste 6 maanden ononderbroken arbeidsongeschikt is geweest, en dat deze termijn wordt onderbroken wanneer de werknemer effectief het werk hervat, tenzij hij binnen de eerste 14 dagen van de werkhervatting opnieuw arbeidsongeschikt wordt (in welk geval deze termijn wordt geacht niet onderbroken te zijn). Voor deze termijn geldt dus dat kortere onderbrekingen dan 14 dagen de termijn NIET onderbreken, terwijl langere onderbrekingen dit wel doen.

Moet de inschatting van het arbeidspotentieel gevraagd worden voor een werknemer die arbeidsongeschikt is ten gevolge van een arbeidsongeval of een beroepsziekte?

Zolang een arbeidsongeval of een beroepsziekte niet geconsolideerd is, is het voor een werkgever niet verplicht en ook niet aangewezen om de inschatting van het arbeidspotentieel te vragen bij zijn preventiedienst. Gelet op artikel I.4-72, tweede lid van de codex kan de werkgever de opstart van een formeel re-integratietraject immers pas vragen op het moment waarop de tijdelijke arbeidsongeschiktheid die voortvloeit uit dit arbeidsongeval of deze beroepsziekte een einde heeft genomen in overeenstemming met de arbeidsongevallen- en beroepsziektewetgeving (zgn. consolidatie). De inschatting van het arbeidspotentieel vragen heeft dan ook geen zin zolang deze consolidatie niet in zicht is.

Als de werknemer op het moment van consolidatie al langer dan 8 weken arbeidsongeschikt is, kan men op dat moment onmiddellijk de inschatting van het arbeidspotentieel vragen. Het is niet nodig om hiermee 8 weken na consolidatie te wachten (dit is zelfs niet aangewezen als de werknemer op dat moment nog geen 6 maanden arbeidsongeschikt is).

Overeenkomstig artikel I.4-73, §1/1, derde lid, 2° van de codex is een werkgever (die 20 of meer werknemers tewerkstelt) verplicht om een re-integratietraject op te starten uiterlijk 6 maanden na de aanvang van de arbeidsongeschiktheid. Als de werkgever het resultaat van de inschatting ontvangt voor het einde van 6^de maand arbeidsongeschiktheid, zal hij dus nog de opstart van een re-integratietraject moeten vragen als de werknemer arbeidspotentieel heeft (dat kan trouwens gemakkelijk en snel gebeuren door een e-mail te sturen naar zijn preventiedienst). Als de werkgever de inschatting van het arbeidspotentieel pas ontvangt na deze periode van 6 maanden arbeidsongeschiktheid, is er in principe geen verplichting meer om de opstart van een re-integratietraject te vragen, maar dit blijft uiteraard wel wenselijk als uit de inschatting inderdaad blijkt dat de werknemer arbeidspotentieel heeft.

Nieuwe sancties gelinkt aan het re-integratietraject

Hiervoor verwijzen we door naar de wet 19 december 2025.

Belgisch Staatsblad

Termijn voor opstart van de procedure definitieve ongeschiktheid

Is de verkorte termijn van medische overmacht (6 maanden) ook van toepassing op werknemers die reeds vóór 1 januari 2026 arbeidsongeschikt waren?

Ja. Vanaf 1 januari 2026 kan de procedure medische overmacht worden toegepast voor iedere ononderbroken arbeidsongeschiktheid vanaf 6 maanden. Dus ook voor een werknemer die reeds voor deze datum arbeidsongeschikt was.

Wanneer begint de termijn van 6 maanden precies te lopen bij lopende ziektes of verlengde attesten?

De procedure medische overmacht kan slechts worden opgestart wanneer de werknemer gedurende een termijn van ten minste 6 maanden ononderbroken arbeidsongeschikt is, en voor zover er voor de werknemer geen re-integratietraject lopende is. Deze termijn van zes maanden wordt onderbroken wanneer de werknemer effectief het werk hervat, tenzij de werknemer binnen de eerste veertien dagen van deze werkhervatting opnieuw arbeidsongeschikt wordt, in welk geval deze termijn wordt geacht niet onderbroken te zijn.

Hoe wordt de termijn berekend wanneer een werknemer al meerdere jaren arbeidsongeschikt is?

De procedure medische overmacht kan slechts worden opgestart wanneer de werknemer gedurende een termijn van ten minste 6 maanden ononderbroken arbeidsongeschikt is, en voor zover er voor de werknemer geen re-integratietraject lopende is. Deze termijn van zes maanden wordt onderbroken wanneer de werknemer effectief het werk hervat, tenzij de werknemer binnen de eerste veertien dagen van deze werkhervatting opnieuw arbeidsongeschikt wordt, in welk geval deze termijn wordt geacht niet onderbroken te zijn.

TRIO-platform

Wat gebeurt er wanneer de werknemer geen toestemming geeft voor het gebruik van het TRIO-platform?

Wanneer de werknemer geen toestemming geeft, kan er geen overleg gepleegd worden met de behandelde arts en de adviserend arts.

Niettemin moeten een aantal gegevens gecommuniceerd worden aan de adviserend arts, zelfs zonder de toestemming van de werknemer, zoals: de opstart van het re-integratietrajct, de afwezigheden op re-integratieonderzoeken, het einde van het re-integratietraject.

Is het gebruik van het TRIO-platform verplicht voor werkgevers?

Neen, een werkgever heeft geen toegang tot dit platform.

Wie heeft toegang tot welke informatie op het TRIO-platform en hoe wordt de privacy van de werknemer gewaarborgd?

Alle info hierover vind je terug in de officiële wettekst rondom het TRIO-platform.

Hoe verhoudt het TRIO-platform zich tot GDPR en medische gegevens wanneer geen expliciete toestemming wordt gegeven?